هر بخش برنامه، دقیقاً همان‌طور که می‌بینیدش

داشبورد

منوی راست داشبورد

صفحه‌ای که با ورود باز می‌شود و کارش یک چیز است: نشان دادن وضعیت امروزِ تعمیرگاه. عنوانش «داشبورد عملیاتی» است و عمداً هیچ عدد پولی رویش نیست.

چه چیزی می‌بینید

• امروز — چند پذیرش، چند تکمیل، چند تحویل در همین روز.
• صف کار — پرونده‌های باز به تفکیک وضعیت. روی هر کاشی کلیک کنید، فهرست پرونده‌ها با همان وضعیت فیلتر باز می‌شود.
• روند پذیرش و تکمیل — نموداری برای ۷ روز یا ۳۰ روز اخیر. اگر خط تکمیل مدام زیر خط پذیرش بماند، کار دارد روی هم انباشته می‌شود.
• سهم دستگاه و کارتریج از پذیرش‌ها — ترکیب کار تعمیرگاه.
• نرخ تکمیل و میانگین زمان — چند درصد کارها بسته شده و به‌طور متوسط چقدر طول کشیده است.

اگر پروندهٔ عقب‌افتاده، سفارش آمادهٔ مانده و کسری موجودی نداشته باشید، به‌جای فهرست هشدارها می‌نویسد «همه‌چیز مرتب است».

پذیرش

منوی راست پذیرش

جایی که کار از آن شروع می‌شود: مشتری چیزی می‌آورد، شما ثبتش می‌کنید و یک رسید دستش می‌دهید. صفحه سه گام شماره‌دار دارد و می‌شود در یک پذیرش چند قلم ثبت کرد.

گام ۱ — مشتری

1. شمارهٔ موبایل مشتری را در موبایل مشتری بزنید و جستجو را بزنید (یا Enter).
2. اگر از قبل ثبت شده باشد، سبز می‌نویسد «مشتری موجود: …» و کار تمام است. اگر نه، می‌نویسد «مشتری جدید است» و نام مشتری و نوع مشتری را می‌خواهد.
3. راه سریع‌تر: اگر برچسب دستگاه یا کارتریج را همراهش دارد، اسکن برچسب را بزنید — مشتری خودکار پیدا می‌شود.

گام ۲ — دستگاه‌ها و کارتریج‌ها

1. ＋ دستگاه/کارتریج جدید را بزنید.
2. نوعش را انتخاب کنید: دستگاه یا کارتریج.
3. مدل را بنویسید — از فهرست پیشنهادی انتخاب کنید تا کاتالوگ مدل‌ها تمیز بماند. برند و مشکل اعلامی اختیاری‌اند.
4. ＋ افزودن به لیست را بزنید. قلم به فهرست اضافه می‌شود و فرم برای قلم بعدی خالی می‌شود.
5. برای مشتری‌ای که قبلاً چیزی آورده، ← انتخاب از موارد قبلی فهرست دستگاه‌ها و کارتریج‌های قبلی‌اش را می‌آورد؛ انتخاب از آنجا یعنی سابقهٔ همان کالا ادامه پیدا می‌کند و پروندهٔ تازه‌ای برایش ساخته نمی‌شود.

این گام را هر چند بار لازم است تکرار کنید. بیست کارتریج در یک پذیرش، یک شمارهٔ دسته و یک رسید می‌گیرد.

گام ۳ — ثبت

1. اولویت را بگذارید: کم، عادی، زیاد یا فوری.
2. ثبت پذیرش را بزنید.
3. بعد از ثبت، رسید حرارتی با QR را از چاپ رسید بگیرید و لیبلی را که روی خود کالا می‌چسبد، از برچسب.

پرونده‌ها

منوی راست پرونده‌ها

فهرست همهٔ کارها. اینجا دنبال یک پرونده می‌گردید، وضعیت‌ها را مرور می‌کنید و کار تمام‌شده را بایگانی می‌کنید.

پیدا کردن یک پرونده

• کادر جستجو شمارهٔ پذیرش، نام مشتری و مدل را می‌گیرد. Enter بزنید.
• اسکن — بارکد روی رسید مشتری را بخوانید تا مستقیم پرونده‌اش باز شود.
• فیلترها — بر اساس وضعیت، وضعیت مالی (فاکتورشده یا تسویه‌نشده)، یا فقط باز (در جریان).
• فیلترهای فعال بالای جدول نشان داده می‌شوند و با پاک‌کردن فیلترها برمی‌گردند.

بایگانی

پرونده‌ای که تحویل داده یا لغو شده را می‌شود بایگانی کرد تا از فهرست روزمره بیرون برود. با خروج از بایگانی فهرست بایگانی‌شده‌ها را می‌بینید. هیچ‌چیز پاک نمی‌شود؛ فقط از جلوی چشم کنار می‌رود.

داخل یک پرونده

پرونده‌ها ▸ کلیک روی یک ردیف

هر کاری که روی یک دستگاه یا کارتریج انجام می‌شود، اینجا ثبت می‌شود. این صفحه‌ای است که تکنسین بیشترین وقت را در آن می‌گذراند.

جلو بردن کار

• تغییر وضعیت — ثبت شد، در حال تعمیر، در انتظار قطعه، آماده تحویل، تحویل داده شد، لغو. هر تغییر در تاریخچهٔ وضعیت با زمانش می‌ماند.
• یادداشت تکنسین برای چیزی که مشتری هم می‌بیند، و یادداشت داخلی برای چیزی که نمی‌بیند. با ذخیره توضیحات ثبت می‌شوند.
• برای دستگاه‌ها، ذخیره کنتور شمارهٔ کنتور این مراجعه را نگه می‌دارد.
• ارسال پیام به مشتری — متنی که می‌نویسید از طریق پیامک و تلگرام (در صورت اتصال) می‌رود و در تاریخچهٔ اطلاع‌رسانی ثبت می‌شود.

قطعات، اجرت و سود

در کارت قطعات و کارهای انجام‌شده، هر قطعه‌ای که مصرف شده با تعداد، قیمت خرید و فروش ثبت می‌شود، و هر کاری که انجام شده در اجرت / کار انجام‌شده با مبلغش. پایین همان کارت، درآمد و هزینه و سود همین یک کار را می‌بینید.

رسید، برچسب و فاکتور

• رسید — همان رسید پذیرش، برای چاپ دوباره.
• برچسب — لیبل، اگر کنده شده یا پاک شده.
• صدور فاکتور — وقتی کار تمام است. بعد از فاکتور، پرونده قفل‌شده می‌شود و دیگر نمی‌شود قطعه و اجرت به آن اضافه کرد؛ از آن به بعد مشاهده فاکتور را می‌بینید.

دستگاه‌ها و کارتریج‌ها

منوی راست دستگاه‌ها · کارتریج‌ها

این دو بخش فهرست همهٔ کالاهایی است که تا حالا وارد تعمیرگاه شده‌اند. هر کالا یک پروندهٔ دائمی دارد که با هر مراجعه بلندتر می‌شود.

• جستجو با برچسب، مدل و — برای دستگاه‌ها — سریال.
• تاریخچه روی هر ردیف: تعداد دفعات تعمیر، اولین پذیرش، آخرین فعالیت، تاریخچهٔ برچسب‌هایی که این کالا داشته، و همهٔ پرونده‌هایش با قطعات و مبلغ هر کدام.
• برچسب — چاپ دوبارهٔ لیبل.
• ثبت سریع دستگاه / ثبت سریع کارتریج — ثبت کالا بدون اینکه پذیرشی در کار باشد.

مشتریان

منوی راست مشتریان

فهرست مشتری‌ها. در عمل بیشترشان موقع پذیرش خودشان ساخته می‌شوند و کمتر پیش می‌آید که لازم باشد اینجا کاری کنید.

• ثبت سریع مشتری — نام، موبایل و نوع مشتری.
• جستجو با نام یا موبایل.
• هر مشتری یک کد دارد که در فهرست‌ها و فاکتورها می‌بینید.

کاتالوگ

منوی راست کاتالوگ

قیمت‌ها و فهرست مدل‌ها اینجا نگهداری می‌شوند تا موقع پذیرش و ثبت کار، از همین‌ها انتخاب و پیشنهاد شوند. سه زبانه دارد.

قطعات

هر قطعه با قیمت خرید اولیه، قیمت فروش، واحد و نقطه سفارش ثبت می‌شود. مربوط به مشخص می‌کند این قطعه برای دستگاه است، کارتریج، یا هر دو.

واحد را درست انتخاب کنید: چیزی مثل درام و غلتک شمارشی است، ولی پودر تونر گرمی مصرف می‌شود و باید بر حسب گرم ثبت شود تا هزینهٔ هر شارژ واقعی دربیاید.

خدمات

کارهایی که انجام می‌دهید، هر کدام با یک مبلغ پیش‌فرض — مثل «شارژ کارتریج لیزری» یا «سرویس کامل پرینتر». موقع ثبت اجرت، مبلغ خودش می‌آید و در صورت نیاز عوضش می‌کنید.

مدل‌ها

فهرست مدل‌های دستگاه و کارتریج که موقع پذیرش پیشنهاد می‌شوند. یک مدل ممکن است چند اسم داشته باشد — همان کارتریجی که یکی «Canon 728» صدایش می‌کند و دیگری چیز دیگر — و کاتالوگ این‌ها را به یک مدل واحد وصل می‌کند. فایده‌اش در گزارش پیدا می‌شود: «کارتریج‌های پرکار این ماه» وقتی درست است که یک مدل، سه بار با سه اسم شمرده نشده باشد.

انبار

کاتالوگ ▸ قطعات ▸ ورود و اصلاح روی هر ردیف

موجودی هر قطعه و بهای واقعی‌اش. لازم نیست انبارداری کنید تا سود ببینید — ولی اگر بکنید، هزینهٔ هر کار خودش از موجودی برداشته می‌شود.

• ورود — وقتی محموله‌ای می‌خرید. می‌توانید قیمت کل محموله را بنویسید و خودش تقسیم بر مقدار می‌کند.
• بهای میانگین بعد از هر ورود خودکار بازمحاسبه می‌شود — یعنی وقتی قطعه را گران‌تر خریدید، هزینهٔ کارهای بعدی هم واقعی می‌ماند.
• اصلاح — برای وقتی که شمارش انبار با عدد برنامه نمی‌خواند.
• فهرست حرکت‌ها: تاریخ، نوع، تغییر، موجودی پس از و توضیح. هر برداشتی که بابت یک کار انجام شده اینجا رد دارد.
• نقطه سفارش — وقتی موجودی از آن پایین‌تر برود، در داشبورد به‌عنوان کسری موجودی هشدار می‌گیرید.

گزارش‌های مالی

منوی راست گزارش‌های مالی

جواب سوالی که ته هر ماه می‌پرسید. این صفحه را فقط مالک و مدیر می‌بینند.

انتخاب بازه

دکمه‌های ماه جاری، ۷ روز اخیر و ۳۰ روز اخیر، یا تاریخ‌های از تاریخ و تا تاریخ و بعد اعمال بازه.

چه چیزی می‌بینید

• سود تخمینی دوره — عدد اصلی صفحه، با درصد تغییر نسبت به دورهٔ قبل با همان طول، و حاشیهٔ سود.
• درآمد فاکتورشده، هزینهٔ قطعات، مالیات، تعداد فاکتور و میانگین هر فاکتور.
• ترکیب درآمد — چقدرش از قطعات آمده و چقدر از اجرت و خدمات.
• روند درآمد — نموداری از توزیع درآمد در بازه.
• قطعات پرفروش، خدمات پرفروش و مشتریان برتر.
• جزئیات فاکتورها — همهٔ فاکتورهای بازه، با خروجی PDF و Excel (CSV).

کارمندان و سطح دسترسی

تنظیمات ▸ فروشگاه ▸ کارکنان و نقش‌ها

با + دعوت و یک شمارهٔ موبایل، همکارتان را اضافه می‌کنید. او با همان شماره وارد می‌شود و فروشگاه شما را می‌بیند — به اندازهٔ نقشی که به او داده‌اید.

نقش‌ها

• مالک — همه‌چیز، از جمله اشتراک و حذف فروشگاه.
• مدیر — همه‌چیزِ کاری، از جمله گزارش مالی.
• پذیرش — ثبت پذیرش و کار با پرونده‌ها.
• تکنسین — جلو بردن کار روی پرونده‌ها.
• صندوق‌دار — کار با فاکتور و تحویل.
• فقط‌مشاهده — دیدن، بدون تغییر.

کسی که دیگر با شما کار نمی‌کند را غیرفعال‌کردن کنید — دسترسی‌اش بسته می‌شود ولی هر چیزی که ثبت کرده سر جایش می‌ماند. بعداً هم می‌شود فعال‌سازی مجدد کرد.

تنظیمات

منوی راست تنظیمات

اول کار یک بار پرش کنید؛ بعد کمتر سراغش می‌آیید. پنج زبانه دارد و چیزهایی که به هم ربط دارند کنار هم‌اند؛ مثلاً هرچه از چاپگر بیرون می‌آید، چه رسید چه فاکتور چه برچسب، در یک زبانه است.

فروشگاه

نام فروشگاه روی رسید، فاکتور و صفحهٔ پیگیری مشتری نمایش داده می‌شود؛ همراه با آدرس، تلفن تماس و لوگو. کارکنان و نقش‌ها هم همین‌جاست.

چاپ

اندازهٔ کاغذ پیش‌فرض برای رسید، تنظیمات فاکتور، و ابعاد لیبل بر حسب میلی‌متر — با چاپگر برچسبی که دارید تنظیمش کنید. طراحی اختصاصی برچسب هم در همین زبانه است.

اطلاع‌رسانی

سه کانال دارید: تلگرام، بله و پیامک. تلگرام و بله وقتی کار می‌کنند که مشتری یک بار QR رسیدش را اسکن کرده و خودش را به ربات وصل کرده باشد.

همین‌جا یادآوری تحویل را تنظیم می‌کنید: اگر پرونده‌ای آماده شد و مشتری نیامد، بعد از تعداد روزی که می‌گویید خودش یادآوری می‌فرستد.

اشتراک

وضعیت اشتراک و تاریخ پایانش، اعتبار پیامک، و کد معرف. تمدید از راه کارت به کارت انجام می‌شود: مبلغ را واریز می‌کنید و اطلاعاتش را ثبت می‌کنید تا اشتراک فعال شود.

کد معرف را به همکارانتان بدهید — هرکس با آن ثبت‌نام کند یک ماه هدیه می‌گیرد، و وقتی اولین پرداختش را انجام داد یک ماه هم به اشتراک شما اضافه می‌شود.

داده‌ها

بایگانی خودکار پرونده‌های تحویل‌شده را بعد از مدتی از فهرست روزمره بیرون می‌برد، و دریافت بکاپ کامل همه‌چیز را در یک فایل به شما می‌دهد.

طراحی اختصاصی برچسب

تنظیمات ▸ چاپ ▸ طراحی اختصاصی برچسب

برچسبی که روی کالا می‌چسبانید، چیدمان پیش‌فرضی دارد که برای بیشتر تعمیرگاه‌ها کافی است. اگر کافی نبود — چون چاپگرتان اندازهٔ دیگری دارد یا چیز دیگری لازم دارید — خودتان می‌چینیدش.

1. شروع طراحی را بزنید. از همان چیدمان خودکار شروع می‌کند، پس از صفر نمی‌سازید.
2. عرض و ارتفاع را با اندازهٔ برچسبی که در چاپگر دارید یکی کنید.
3. از ردیف افزودن هرچه لازم دارید بگذارید: نام فروشگاه، تلفن، شمارهٔ برچسب، کد کامل، QR، بارکد، مدل، نام مشتری، تاریخ چاپ، یا متن دلخواه.
4. روی هر آیتم بزنید تا فاصله‌اش از بالا و راست، اندازه، قلم و چینشش را تنظیم کنید.
5. ذخیره و استفاده از این طرح — از این به بعد برچسب‌ها با همین طرح چاپ می‌شوند.